Notaires - minutes, dossiers clients, archives d'étude

Numérisation d'archives pour les notaires genevois

Des minutes à conserver, des dossiers clients qui s'accumulent, des locaux saturés, et des pièces qui n'ont pas le droit de sortir de l'étude. Je numérise vos archives en PDF/A ISO 19005, avec inventaire et empreinte d'intégrité, à la page, à Genève, sur place si nécessaire. Les originaux vous sont toujours restitués.

Comment cela se passe-t-il concrètement pour une étude ?

Je viens à l'étude, à Genève, et je compte les classeurs et les caisses avec vous. Chaque contenant reçoit un numéro, vous signez un bon de prise en charge en deux exemplaires, et les documents voyagent dans des bacs rigides numérotés. Enlèvement sous 48 heures dans les communes voisines, livraison sous 5 jours ouvrables jusqu'à 1 000 pièces, au-delà selon un calendrier convenu, par lots, pour que l'étude ne soit jamais privée d'un dossier.

Que recevez-vous ?

Un fichier PDF/A conforme à la norme ISO 19005 par dossier, multipages, lisible dans dix ans sans logiciel particulier ; avec la formule RECHERCHE, la reconnaissance de texte intégrale, qui rend chaque acte cherchable par nom ou par numéro ; avec la formule ARCHIVE, l'inventaire en CSV et en PDF, et l'empreinte SHA-256 de chaque fichier, qui permet de prouver qu'un document n'a pas été modifié depuis sa numérisation. Les originaux sont toujours restitués, jamais détruits.

Combien cela coûte-t-il ?

À la page, le total de la commande fixant le prix de chaque page : ESSENTIEL 0.20 CHF jusqu'à 999, 0.15 dès 1 000, 0.10 dès 5 000 et 0.08 dès 20 000, RECHERCHE 0.25 CHF jusqu'à 999, 0.20 dès 1 000, 0.14 dès 5 000 et 0.11 dès 20 000, ARCHIVE 0.35 CHF jusqu'à 999, 0.28 dès 1 000, 0.20 dès 5 000 et 0.16 dès 20 000, recto-verso et A3 compris. Un kilo représente environ 200 feuilles. Vingt classeurs fédéraux, soit environ 60 kg, environ 12 000 pages, reviennent à 2 400 CHF en formule ARCHIVE. La préparation des documents reliés, agrafés ou en chemises est facturée dès 5 CHF le kilo, selon l'état du lot, chiffrée d'après une photo avant le devis. Prix hors TVA.

Vos documents quittent-ils vos locaux ?

Pas si vous ne le voulez pas. Pour les minutes et les dossiers qui ne peuvent pas sortir de l'étude, j'interviens sur place, dans vos bureaux, avec un équipement transportable, sur devis. Dans tous les cas, rien n'est envoyé à l'étranger, aucune page n'est transmise à un service d'analyse en ligne, et aucun fichier n'est conservé au-delà de 90 jours après la livraison.