Obligation légale - Suisse

Combien de temps faut-il conserver ses documents comptables en Suisse ?

Dix ans. L'article 958f du Code des obligations impose la conservation des livres, des pièces comptables et du rapport de gestion pendant dix ans à compter de la fin de l'exercice. La conservation sous forme électronique est admise, à condition que les documents restent lisibles et accessibles pendant toute la durée.

Une archive numérique suffit-elle légalement ?

Oui, si elle reste lisible. C'est le point que l'on oublie : une archive illisible ne remplit pas l'obligation. Un support dégradé, un format devenu obsolète ou un fichier corrompu ne valent pas conservation. C'est pourquoi chaque livraison comprend un PDF/A conforme ISO 19005 et les empreintes SHA-256 permettant de vérifier l'intégrité à tout moment.

Combien coûte le stockage papier sur dix ans ?

Une caisse d'archives occupe environ 0.02 m². Trente caisses représentent près d'un mètre carré, occupé pendant dix ans dans des locaux genevois. La numérisation coûte généralement moins cher que trois années de garde-meuble, et libère l'espace immédiatement. À 0.08 CHF la page, trente caisses de 12 kg, soit environ 72 000 pages, représentent environ 5 760 CHF en formule ESSENTIEL.

Que se passe-t-il en cas de liquidation ou de cessation d'activité ?

L'obligation de conservation subsiste. C'est précisément le moment où le stockage physique pose problème : les locaux sont rendus et personne ne veut reprendre les caisses. La numérisation avec inventaire et certificat d'intégrité règle le sujet en une opération. Voir la grille à la page.