Actes, factures, contrats, correspondance, dossiers

Combien de temps garder ses documents papier, et que numériser ?

Un classeur par année, des tiroirs de courrier et des cartons dont personne ne sait ce qu'ils contiennent. Voici ce qu'il faut garder en original, ce qui peut devenir un fichier, combien de temps, et comment s'y prendre sans y passer ses week-ends, à Genève.

Durées usuelles en Suisse, à confirmer pour un cas particulier auprès d'un fiduciaire ou d'un notaire. La page dix ans de conservation détaille ce que la loi exige d'une archive numérique.

Combien de temps garder les documents en Suisse ?

À la maison : les actes (naissance, mariage, propriété, succession) et les diplômes toujours, en original. Les contrats et les garanties tant qu'ils courent. Les factures et les justificatifs d'impôt dix ans, c'est le délai qu'appliquent aussi les administrations. Les relevés bancaires, les fiches de salaire et les décomptes AVS toute la vie : ils servent au moment de la retraite. En entreprise, l'article 958f du Code des obligations impose dix ans pour les livres et les pièces comptables, sur papier ou sur support électronique : c'est le sujet de la page conserver ses documents comptables dix ans.

Numériser suffit-il, ou faut-il garder le papier ?

Les deux, mais pas pour tout. Un acte, un diplôme, un contrat signé restent des originaux : on les numérise pour les retrouver et les envoyer, on garde le papier dans une boîte sans acide. Les factures, les décomptes, la correspondance et les dossiers courants se numérisent en PDF/A, le format d'archivage reconnu, avec la reconnaissance de texte qui permet de retrouver une facture par son montant : le papier peut alors partir, après une vérification. Je ne détruis aucun document : les originaux vous reviennent, et vous décidez.

Comment ranger le papier que l'on garde ?

À plat ou debout dans des boîtes ou des chemises sans acide, à l'abri de la lumière, dans une pièce sèche et tempérée, jamais dans une cave ni un grenier. Retirer les trombones et les agrafes qui rouillent, les élastiques qui collent, les pochettes plastiques anciennes qui se décomposent sur le papier. Un carton de déménagement dans un garage humide fait plus de dégâts en deux hivers que trente ans dans une armoire.

Par où commencer quand il y a des cartons entiers ?

Par le tri en trois piles, sans lire : à garder en original, à numériser puis à décider, à jeter (publicités, doubles, brouillons). Le tri va vite si l'on ne lit pas ; il ne finit jamais si l'on lit. Ensuite, on numérise la deuxième pile par dossier, dans l'ordre où elle est. Si le tri lui-même est le mur, je le fais avec vous, à l'heure, avant la numérisation.

Combien coûte la numérisation de documents à Genève ?

Pour les papiers personnels, 0.25 CHF jusqu'à 999, 0.20 dès 1 000, 0.14 dès 5 000 et 0.11 dès 20 000 CHF la page, reconnaissance de texte comprise, 3.00 CHF l'image pour les documents reliés, agrafés ou fragiles. Un dossier de 200 pages revient à 60 CHF (minimum de commande), cherchable par mot. Pour une entreprise, les archives se chiffrent à la page, dès 0.08 CHF, en PDF/A avec inventaire et empreintes : c'est sur la page archives d'entreprise.

Et pour une succession ?

C'est le cas le plus fréquent : une maison à vider, des tiroirs de courrier, de contrats et de factures, plusieurs héritiers, un délai. Je viens sous 48 heures dans les communes voisines, je numérise dossier par dossier, et chaque héritier reçoit une copie complète et cherchable ; les originaux vont à celui qui les garde. Le détail est sur la page successions.