Fiduciaires - art. 958f CO, dix ans de pièces par client

Numérisation d'archives pour les fiduciaires genevoises

L'article 958f du Code des obligations impose de conserver les pièces comptables dix ans. Multiplié par le nombre de clients, cela fait des mètres linéaires qui se paient chaque année. Je numérise ces pièces en PDF/A ISO 19005, cherchables et inventoriées, à la page, à Genève, et vous récupérez la place. Les originaux vous sont toujours restitués.

Comment cela se passe-t-il concrètement pour une fiduciaire ?

Je viens dans vos locaux, à Genève, et je compte les caisses avec vous, client par client et exercice par exercice. Chaque caisse reçoit un numéro, vous signez un bon de prise en charge, et les pièces voyagent dans des bacs rigides numérotés. Enlèvement sous 48 heures dans les communes voisines, livraison sous 5 jours ouvrables jusqu'à 1 000 pièces, et par lots au-delà, en commençant par les exercices les plus anciens si vous le souhaitez.

Que recevez-vous ?

Un dossier par client et par exercice, en PDF/A conforme à la norme ISO 19005, le format d'archivage que la loi accepte comme support de conservation, avec la reconnaissance de texte intégrale en formule RECHERCHE : une facture se retrouve par montant ou par fournisseur. En formule ARCHIVE, l'inventaire en CSV et en PDF et l'empreinte SHA-256 de chaque fichier, qui établit l'intégrité du document en cas de contrôle. Les originaux sont toujours restitués.

Combien cela coûte-t-il, face au garde-meuble ?

À la page, le total de la commande fixant le prix de chaque page : ESSENTIEL 0.20 CHF jusqu'à 999, 0.15 dès 1 000, 0.10 dès 5 000 et 0.08 dès 20 000, RECHERCHE 0.25 CHF jusqu'à 999, 0.20 dès 1 000, 0.14 dès 5 000 et 0.11 dès 20 000, ARCHIVE 0.35 CHF jusqu'à 999, 0.28 dès 1 000, 0.20 dès 5 000 et 0.16 dès 20 000, recto-verso compris. Dix caisses d'archives, soit environ 120 kg, environ 24 000 pages, reviennent à 2 640 CHF en formule RECHERCHE, une fois, contre dix ans de mètres linéaires loués. Ce qui revient chaque année, c'est la place ; ce que je facture, c'est une fois. Prix hors TVA.

Vos documents quittent-ils vos locaux ?

Seulement si vous le souhaitez. Pour les pièces en cours ou sous mandat, j'interviens sur place, avec un équipement transportable, sur devis. Rien n'est envoyé à l'étranger, aucune page ne passe par un service d'analyse en ligne, et aucun fichier n'est conservé chez moi au-delà de 90 jours après la livraison.