Office des faillites - quand les pièces n'ont pas le droit de sortir

Numérisation sur place à l'entrepôt de l'Office des faillites

Les livres et les dossiers d'une société en faillite sont sous la garde de l'office (art. 223 al. 2 LP). Ils se consultent à l'entrepôt et n'en sortent pas, et chaque copie se paie à la page. Je viens avec un équipement transportable et je les numérise sur place, en PDF/A ISO 19005 cherchable, à la journée, à Genève. Rien ne quitte l'entrepôt, sinon les fichiers.

Pourquoi les pièces d'une faillite ne peuvent-elles pas sortir de l'entrepôt ?

Dès l'ouverture de la faillite, l'office prend sous sa garde les livres de comptabilité et les actes de la société (art. 223 al. 2 LP). Ils sont rangés dans son entrepôt, sous sa responsabilité, et ils y restent : on les consulte sur place, sur rendez-vous, et l'office délivre des copies contre un émolument à la page. Pour un dossier de plusieurs milliers de pages, la facture et les heures de déplacement s'additionnent vite. La solution n'est pas de déplacer les pièces : c'est de déplacer le scanner.

Comment cela se passe-t-il, sur place ?

Je viens à l'entrepôt avec un équipement transportable : un scanner à défilement recto-verso pour les feuilles volantes, un poste de reproduction pour les classeurs, les registres reliés et les grands formats, et un ordinateur qui travaille hors ligne. Une table et une prise électrique suffisent. Chaque caisse est ouverte, numérisée et refermée dans l'ordre où elle a été trouvée, avec sa cote d'entrepôt reportée dans le nom des fichiers. Rien ne quitte les lieux, sinon les fichiers. Je me conforme aux horaires et aux conditions d'accès fixés par l'office ou par l'administration de la faillite. La cadence dépend de l'état des liasses : des feuilles agrafées, des classeurs et des registres reliés se préparent avant de passer au scanner, et ce temps est compté dans le devis.

Que recevez-vous ?

Un fichier PDF/A conforme à la norme ISO 19005 par dossier ou par classeur, lisible dans dix ans sans logiciel particulier. En formule RECHERCHE, la reconnaissance de texte intégrale : une écriture, un fournisseur ou un montant se retrouve par une simple recherche. En formule ARCHIVE, l'inventaire en CSV et en PDF, caisse par caisse, et l'empreinte SHA-256 de chaque fichier, qui établit que le document n'a pas été modifié depuis sa numérisation. Les fichiers sont remis sur un support chiffré le jour même ou par lien protégé pendant 90 jours, et une copie peut être préparée pour chaque partie autorisée.

Combien cela coûte-t-il ?

À la journée, sur devis, et non à la page. Ma grille à la page vaut pour les archives que j'emporte et traite chez moi, à mon rythme. À l'entrepôt, c'est une journée entière dans un lieu fermé, sur vos horaires, avec le déplacement, l'installation et le rangement du matériel, et la préparation des liasses avant le scanner : retirer les agrafes et les trombones, sortir les feuilles des classeurs, tourner les pages des registres reliés, puis tout remettre dans l'ordre trouvé. Le devis compte les journées sur place, l'état des dossiers et la formule choisie (PDF/A seul, avec reconnaissance de texte, ou avec inventaire et empreintes), hors TVA. Il se compare à ce que coûtent les mêmes pages en copies à l'émolument, plus vos heures passées à les demander et à les attendre.

Qui peut me mandater ?

Celui qui a le droit d'accéder aux pièces : l'office lui-même, l'administration spéciale de la faillite, un liquidateur, un créancier admis à consulter, son avocat, sa fiduciaire ou son organe de révision. Je n'obtiens pas l'accès à votre place : vous apportez l'autorisation, j'apporte le scanner. Un mandat écrit indique les caisses ou les dossiers concernés, et c'est ce périmètre que je numérise, rien d'autre.

Et la confidentialité ?

Une faillite contient des salaires, des contrats et des litiges. L'équipement travaille hors ligne, aucune page ne passe par un service d'analyse en ligne, rien n'est envoyé à l'étranger, et aucun fichier n'est conservé chez moi au-delà de 90 jours après la livraison. Un engagement de confidentialité écrit est signé avant le premier jour sur place si vous le demandez. Le détail est sur la page confidentialité.